1.1 Khi gửi hành lý ký gửi, người gửi phải ghi đúng, ghi đủ nội dung của tờ khai gửi hàng theo mẫu quy định.
Nội dung của tờ khai gửi hàng như sau: Tờ khai gửi hàng do người gửi ghi và thể hiện đầy đủ các nội dung: họ tên, số CMND, CCCD, địa chỉ, số điện thoại, số fax (nếu có) của người gửi hành lý ký gửi, người nhận hành lý ký gửi; ga đi, ga đến; loại hàng; số lượng bao, kiện; trọng lượng thực tế và trọng lượng tính cước của mỗi bao, kiện; số lượng các loại giấy tờ (bản chính, bản sao) đi kèm theo lô hàng, tên và số hiệu, ký hiệu của giấy tờ đó; cam đoan của người khai; trên tờ khai phải có chữ ký, ghi rõ họ tên của người kê khai.
1.2 Hành khách, người gửi phải chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của hàng hóa trong hành lý ký gửi:
Tính hợp pháp của hàng hóa được căn cứ theo các loại giấy tờ có giá trị pháp lý như: hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, giấy tờ chứng minh nguồn gốc xuất xứ, tờ khai gửi hàng, giấy phép lưu thông (đối với các loại hàng Nhà nước bắt buộc phải có giấy phép lưu thông).
Hành khách, người gửi phải chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của hàng hóa và các hóa đơn, giấy tờ đã kê khai; đồng thời phải cung cấp các hóa đơn, giấy tờ khi có yêu cầu của các cơ quan chức năng.